Die Herausforderungen von heute
Unternehmen erhalten Dokumente in einer Vielzahl von Formaten und über unterschiedliche Medien. Dabei kann es sich um die Zustellung von Dokumenten in klassischer Papierform per Fax oder Post handeln, oder um ein Dokument im .doc-, .pdf-, .xls- oder .xml-Format, das per E-Mail, Dropbox oder Google Docs-Account eingeht. Die Verwaltung der Dateneingabe in ein oder mehrere Datenverarbeitungssysteme ist oftmals komplex und zeitaufwändig. Die manuelle Dateneingabe wird zunehmend kostspieliger, und die Nachfrage von Unternehmen nach einer automatisierten und bedienerfreundlichen effektiven Lösung nimmt kontinuierlich zu.
Die Lasernet-Lösung
Formpipe bietet mit Lasernet eine umfassende Komplettlösung für die Verarbeitung aller Dokumente. Ganz gleich, ob diese eingescannt wurden, als E-Mail-Anhang empfangen oder aus der Cloud heruntergeladen werden: Lasernet verarbeitet sie in einem konsolidierten Workflow mit Zugang über eine einzige Schnittstelle. Die kosteneffiziente und intuitiv zu bedienende Software bietet Unternehmen aller Größen Möglichkeiten zur Vereinfachung, Systematisierung und Realisierung neuer Einsparpotenziale, minimiert die Betriebskosten, optimiert die Produktivität und sorgt für größtmöglichen Gewinn.
Ihre Vorteile
Kostenreduzierung
Die Kosten für die manuelle Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten liegen bei 20–50 € pro Stück. Die elektronische Verarbeitung mit Lasernet kann diese Kosten erheblich senken. Ihre Mitarbeiter können sich somit anderen Aufgaben widmen, wodurch sich die Unternehmenseffizienz insgesamt nachhaltig verbessert.
Steigerung der Genauigkeit
Die manuelle Dateneingabe birgt ein relativ hohes Fehlerrisiko. Der Einsatz von intelligenter Software zur Überprüfung von Daten vor ihrer Eingabe in das ERP-System kann in erheblichem Maße zur Reduzierung von übersehenen Fehlern beitragen, die ansonsten im Nachgang korrigiert werden müssten.
Verbesserte Reaktionsschnelligkeit
Eine zügigere Bearbeitung von Dokumenten bedeutet gleichzeitig eine schnellere Erledigung anderer Aufgaben. Dazu gehören beispielsweise die Bearbeitung von Rechnungen, die Empfangsbestätigung von Dokumenten und eine ganze Menge weiterer zeitintensiver Aufgaben.
Abschaffung doppelter Arbeitsgänge
Manuelle Dateneingabe, Prüfung und erneute Eingabe sind doppelte Arbeitsabläufe, auf die Unternehmen zunehmend verzichten möchten. Die Prüfung auf wirklich notwendige Bereiche zu beschränken und die restlichen Abläufe ohne manuelle Eingriffe durch das System ausführen zu lassen, das spart Zeit. Zeit, die andernfalls und unnötigerweise von Mitarbeitern für die detaillierte Kontrolle von Dokumenten verschwendet wird.
Zugang zu Daten in Echtzeit
Eingehende Dokumente, die unmittelbar verarbeitet werden, können anschließend in Echtzeit geprüft werden. Das Ergebnis ist eine unternehmensweit größere Transparenz hinsichtlich Inhalt und Bearbeitungsfortschritt.
Einbindung vorhandener Systeme
Die Optimierung anstatt des Austauschs bestehender Systeme in Unternehmen bedeutet eine enorme Kostenersparnis. Dazu werden die unterschiedlichen Datentypen und -formate in ihrer Gesamtheit erfasst und anschließend ein einziges XML-Schema generiert, das in die vorhandene Anwendung hochgeladen werden kann.
Vorlagen erstellen
Durch die Möglichkeit, ein bereits formatiertes, leicht anpassbares und nahezu fertiges Dokument zu öffnen, kann der administrative Arbeitsaufwand maßgeblich reduziert werden. Dies wird durch eine einfach zu bedienende Grafikschnittstelle ermöglicht und ist das Ergebnis einer über 20-jährigen Entwicklungserfahrung auf diesem Gebiet.
Präzision
Integrierte Wörterbücher und intelligente Software: Das bedeutet, das System erkennt automatisch Dokumente und Wörter und lernt bei stetiger Nutzung der Software zwecks Prozessoptimierung immer weiter dazu. Die Validierung erfolgt anschließend an einem zentralen Ort, von dem aus Anwendung, Aktualisierung und Konfiguration für alle Vorlagen und Prozesse ausgeführt werden können.
Empfang
Dokumente können sowohl elektronisch als auch in Papierform empfangen werden. Sämtliche eingescannte Papierdokumente können über das Eingabemodul per Texterkennung (OCR) verarbeitet werden. Vorlagen werden von einem Anwender über die einfache Grafikschnittstelle erstellt und durch die Verwendung von Wörterbüchern lernt das System Phrasen und Wörter, die den Prozess noch weiter vereinfachen. Ebenso werden elektronische Dokumente über das Eingabemodul empfangen. Es folgt eine Extrahierung der Daten aus einem PDF oder einer Excel-Tabelle und auch in diesem Fall werden über Vorlagen die entsprechenden Felder extrahiert.
Validierung
Dokumente und Felder, die eine Validierung erfordern, können durch einen Hauptadministrator eingerichtet werden. Erfordert ein Feld eine gewisse Länge oder einen gewissen Datentyp, kann dies alles zentral für jede Vorlage eingerichtet werden. Eine komplexe Validierung erfolgt problemlos durch die Verwendung von Ausdrücken, um zu gewährleisten, dass auch die schwierigste Anforderung erfüllt werden kann.
Genehmigung
Dokumente, die von einer bestimmten Abteilung genehmigt werden müssen, werden zwecks Prüfung unmittelbar zum zentralen Client weitergeleitet. Aufgeschlüsselt nach Abteilung, Benutzer, Dokument oder sonstigen beliebigen Kriterien, können die verarbeiteten Daten von dem entsprechenden Anwender geprüft werden. Dieser kann die Vorlage entweder anpassen oder das verarbeitungsbereite Feld aktualisieren.
Hochladen
Nach Erfassung sämtlicher Daten erfolgt mittels vordefinierter Regeln die Abbildung in ein Standardschema, das nun hochgeladen werden kann. Ohne Eingriff durch den Anwender werden alle empfangenen, geprüften und ggf. genehmigten Dokumente umgehend in eine XML-/TXT-/CSV-Datei umgewandelt, die anschließend an die ERP-Lösung übertragen wird.
